Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
(Ảnh: Nguồn Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ moha.gov.vn)
Theo đó, nội dung chính của các thông tư như sau:
1. Thông tư số 01/2019/TT-BNV
Về quy trình quản lý văn bản điện tử đến, văn bản điện tử đi
Tiếp nhận văn bản điện tử đến; số hóa văn bản giấy thành văn bản điện tử theo tiêu chuẩn, ký số lên văn bản điện tử được số hóa, đăng ký văn bản đến; trình,chuyển giao văn bản điện tử đến; giải quyết văn bản điện tử đến; soạn thảo văn bản; ban hành và phát hành văn bản; ký số; quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số;
Về lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Khi tạo lập hồ sơ điện tử, cá nhân giải quyết công việc có trách nhiệm xác định thông tin cho văn bản điện tử và hồ sơ điện tử như: số, ký hiệu văn bản đi, văn bản đến và tài liệu liên quan; mã hồ sơ, số, ký hiệu hồ sơ. Nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
Về chức năng cơ bản của hệ thống
Cho phép đính kèm tập tin, tạo mã định danh văn bản, mã hồ sơ và thứ tự văn bản trong hồ sơ, hiển thị độ khẩn; tự động cấp số, ngày,tháng , năm cho văn bản khi đã được ký số; tự động thông báo tình trạng gửi, nhận văn bản; thống kê, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến; phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản; truy cập, chỉnh sửa, chuyển tài liệu; thông báo văn bản mới… và một số chức năng khác.
Bảo đảm sự kết nối giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử; hoạt động được trên các thiết bị di động; kết nối và liên thông được với các ứng dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan; đảm bảo an ninh thông tin; Lưu đầy đủ các thông tin về quá trình giải quyết công việc; liên kết tài liệu có cùng mã hồ sơ để tại thành hồ sơ; cho phép gán văn bản giữa nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; đảm bảo khả năng truy cập, sự toàn vẹn và tin cậy; khả năng di chuyển, khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất hoặc phục hồi dữ liệu…. và những yêu cầu, quy định khác, kèm theo các phụ lục và biểu mẫu phục vụ cho việc quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư.
2. Thông tư số 02/2019/TT-BNV
Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy, được định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi; tỷ lệ số hóa 100% được ký số của cơ quan, tổ chức; việc thể hiện thông tin, vị trí, hình ảnh, kích thước dấu cơ quan, tổ chức ký số được quy định cụ thể; tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
Đối với tài liệu ảnh, định dạng JPEG, độ phân giải tối thiểu 200 dpi; đối với tài liệu phim ảnh, định dạng MPEG-4, AVI, WMV (Bit rate tối thiểu là 1500 kbps); đối với tài liệu âm thanh định dạng MP3, WMA (Bit rate tối thiểu 128 kbps).
Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
Về nguyên tắc và yêu cầu bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối mạng; không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập; việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu và người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi… kèm theo các phụ lục và biểu mẫu.
Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Minh Tuấn
Xem chi tiết Tại đây