Trong những năm gần đây, sự phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin trong công cuộc cải cách hành chính đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị cũng như văn hóa trên toàn thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng. Cùng với khả năng tiếp cận nhanh chóng và kịp thời, Chính Phủ đã ban hành nhiều cơ chế và chính sách, tập trung nguồn nhân lực để phát triển hệ thống thông tin nước nhà, đã đem lại những kết quả đáng mong đợi; Hầu hết các giao dịch, hoạt động trao đổi thư trao đổi công việc được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi.
“Lập hồ sơ'' là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định. Có thể thấy rằng, công tác lập hồ sơ là một phần quan trọng, không thể thiếu trong công tác hành chính của mỗi cá nhân, cơ quan, đơn vị, do đó việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ là điều tất yếu và cần thiết.
Hồ sơ điện tử
Khái niệm “Hồ sơ điện tử”
Căn cứ Điều 2, Chương I tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Đặc điểm “Hồ sơ điện tử” so với “Hồ sơ truyền thống”
Có thể thấy, Hồ sơ điện tử đem lại rất nhiều lợi thế hơn so với Hồ sơ truyền thống. Tuy nhiên, đi kèm với những lợi thế đó lại là những vấn đề luôn cần được chú trọng và giải quyết.
Ưu điểm:
- Ưu điểm nổi bật của Hồ sơ điện tử đó chính là cho phép người dùng/ tổ chức có thể tìm kiếm, tiếp cận thông tin một cách dễ dàng và nhanh nhất. Điều này đồng nghĩ với việc tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả của việc xử lý công việc, những chuyên viên, cá nhân nghiên cứu không còn phải mất cả giờ đồng hồ, thậm chí cả ngày, cả tháng để có thể tiếp cận với nguồn tài liệu mình tìm kiếm.
- Một ưu điểm nữa đó chính là tăng khả năng hoạt động – tương tác nhóm giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị có liên quan tới công việc, dự án đang triển khai. Tất cả đều có thể thấy nhau trên luồng công việc, mọi góp ý, chỉnh sửa thay đổi đều diễn ra trong thời giản thực, điều này tránh cho việc hiểu nhầm ý, thiếu ý như cách giải quyết hồ sơ truyền thống thông thường.
- Tính bảo mật luôn là tiêu chí cho tất cả mọi phương thức giữ gìn lưu trữ tài liệu. Hồ sơ điện tử đảm bảo rằng mọi nguồn tài liệu luôn ở trong trạng thái đầy đủ và tốt nhất, hệ thống điện tử luôn tạo ra những bản Backup – bản sao lưu 1:1 thống nhất với bản chính, đảm bảo không còn khả năng thất lạc ở mọi điều kiện ảnh hưởng khác nhau. Khả năng truy cập, truy cập vào tài liệu, hồ sơ luôn được đảm bảo đúng theo quy định của từng cơ quan, tổ chức, pháp luật hiện hành.
Nhược điểm:
- Một trong những nhược điểm của quản lý tài liệu Hồ sơ điện tử là chi phí. Chi phí triển khai hệ thống lưu trữ điện tử có thể cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp, đơn vị nhỏ. Ngoài ra, còn có các chi phí liên tục liên quan đến việc duy trì hệ thống, chẳng hạn như cập nhật phần mềm và chi phí sao lưu. Ngoài ra, chi phí đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống cũng có thể là đáng kể.
- Một nhược điểm khác của quản lý tài liệu là có thể tốn thời gian để thiết lập và duy trì. Quá trình số hóa và tổ chức các tài liệu giấy có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, hệ thống phải được bảo trì và cập nhật thường xuyên để hoạt động trơn tru và an toàn.
Thực trạng việc tạo lập Hồ sơ điện tử
Trong thực tế, ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến khiến cho việc lập hồ sơ khó khăn khi cần tra tìm, sử dụng, do đó, chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ.
Nhiều đơn vị, địa phương chưa tạo Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, dẫn đến công chức, viên chức, nhân viên và người lao động không có cơ sở để lập hồ sơ công việc.
Giải pháp
Để kịp thời khắc phục những vấn đề hạn chế trong công tác lập hồ sơ điện tử, đồng thời triển khai thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về công tác lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng, người đứng đầu quản lý đơn vị, tổ chức cũng như các cá nhân, công chức, viên chức cần cùng nhau thực hiện:
Một là: Hoàn thiện khung pháp lý, quy định rõ: tiêu chuẩn kỹ thuật cho Hạ tầng trung tâm dữ liệu phục vụ lưu trữ số; Tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào lưu trữ điện tử; Kiến trúc ứng dụng cần tuân thủ khi xây dựng hệ thống phục vụ công tác lưu trữ điện tử; Tiêu chuẩn đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hai là: Các đơn vị, tổ chức thường xuyên lấy ý kiến về những khó khăn, thắc mắc trong công tác lập hồ sơ điện tử để xác định kịp thời những vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất
Ba là: Bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các tiêu chuẩn theo ngạch quy định của Bộ Nội vụ để tăng cường hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Bốn là: Đảm bảo cơ sở hạ tầng có thể đáp ứng khả năng lưu trữ, bảo mật theo đúng quy định pháp luật. Đối với những đơn vị nhỏ, khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử, cần có báo cáo chính xác và kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của các cấp trên để có được giải pháp phù hợp nhất
Năm là: Thường xuyên cập nhật đầy đủ danh mục hồ sơ, tránh tình trạng cán bộ, công chức, viên chức lựa chọn trên hệ thống lập hồ sơ bị thiếu sót làm gián đoạn quá trình xử lý công việc.
Nguồn: Văn Ninh, Cục VTLT Nhà nước
Link: https://luutru.gov.vn/lap-ho-so-dien-tu-van-de-va-giai-phap.htm