Theo quy định, mỗi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Vì vậy, để việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành iOffice phiên bản V5 (sau đây gọi tắt là Hệ thống) tại các cơ quan, đơn vị thực hiện theo đúng quy định, ngày 20/02/2023, Sở Nội vụ ban hành Hướng dẫn số 41/HD-SNV lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Ảnh: Tài khoản cá nhân trên Hệ thống
Theo đó, việc lập hồ sơ công việc điện tử trên Hệ thống yêu cầu các cơ quan, đơn vị phải xây dựng và ban hành được Danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư; xây dựng, ban hành đầu năm và được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống; thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và khoản 1 Mục IV Hướng dẫn số 05/HD-SNV ngày 10/9/2021 của Sở Nội vụ về công tác văn thư.
Ảnh: Một số thao tác lập hồ sơ điện tử
Đối với việc lập hồ sơ điện tử yêu cầu: Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống và đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ quy định: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Ảnh: Một số thao tác lập hồ sơ điện tử
Về quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử: Lưu trữ cơ quan thông báo cho các đơn vị giao nộp tài liệu theo Danh mục hồ sơ nộp lưu => Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về các yêu cầu cần thiết của việc giao nộp hồ sơ => Đơn vị, cá nhân thực hiện giao nộp hồ sơ => Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục (có biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu); liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ => Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng => Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
Ảnh minh họa: Tài liệu được lập hồ sơ và đưa vào Kho lưu trữ
Ngoài ra, Sở Nội vụ đã thực hiện hướng dẫn chi tiết các thao tác thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan để các cơ quan, đơn vị có thể vận dụng thực hiện. Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống, đồng thời, giúp giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả; giúp cho cơ quan, đơn vị giải quyết được khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống hàng năm; đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu về nhiệm vụ cải cách nền hành chính của tỉnh.
Tin bài: Hoàng Giang, Phòng CCHC&VTLT, Sở Nội vụ