Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, tổ chức triển khai thực hiện và đạt được nhiều kết quả tích cực. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định. Vì vậy, để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới, ngày 24/5/2023, UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
Ảnh minh họa: Khai tác tài liệu tại Kho lưu trữ
Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương phải nâng cao vai trò, trách nhiệm Người đứng đầu trong công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên rà soát, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn phù hợp với quy định hiện hành. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ như: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ; lập hồ sơ công việc; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; chỉnh lý, số hóa tài liệu; tổ chức quản lý, khai thác, bảo quản hồ sơ; bố trí Kho lưu trữ; tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Ảnh minh họa: Kho lưu trữ tài liệu
Đồng thời, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, giải quyết công việc, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính quyền điện tử, Chính quyền số. Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng vị trí việc làm và được đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên. Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc nhằm đảm bảo thực hiện theo quy định và kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, khắc phục các tồn tại, hạn chế.
Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Nội vụ thường xuyên rà soát, tham mưu UBND tỉnh ban hành, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các văn bản để phù hợp với quy định hiện hành. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện hiệu quả Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 - 2025” và Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ; thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho CBCCVC. Đẩy mạnh kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và kiểm tra việc đầu tư mua sắm các phần mềm số hóa, lưu trữ điện tử đảm bảo hiệu quả, đáp ứng yêu cầu xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020.
Ảnh minh họa: Quy trình số hóa tài liệu
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện các giải pháp an ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng để nâng cấp, hoàn thiện các tính năng của Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo quy định, đảm bảo liên thông với Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ dữ liệu điện tử của Lưu trữ lịch sử tỉnh. Kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Duy trì vận hành liên thông việc gửi, nhận văn bản điện tử trong phạm vi của tỉnh và liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.
Ngoài ra, Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Tài chính hằng năm, căn cứ khả năng ngân sách tham mưu cấp có thẩm quyền đảm bảo kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Giao Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các đơn vi có liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền cân đối nguồn kinh phí để triển khai thực hiện dự án xây dựng Kho lưu trữ của tỉnh./.
Tin: Hoàng Giang, Phòng CCHCVTLT, Sở Nội vụ